У Вас аврал! Нужно оперативно подготовить множество типовых документов, сроки горят, начальство требует …

Разберем на примере создания коммерческих предложений, которые необходимо подготовить для различных организаций.

Причем каждый документ необходимо оформить индивидуально, т.е. указать данные руководителя и организации в которую отправляется письмо.

Вы скажете нет проблем, мы делаем это постоянно … Но предположим поставлена задача сделать 500 подобных предложений и разослать их индивидуально каждому! Причем в сжатые сроки!

Работая вручную Вы потратите немало времени на формирование такого потока документов с индивидуальными данными! А ведь их еще нужно отправить по почте… Хорошо если у Вас есть соответствующая система документооборота, которая может сделать часть работы за Вас.

А если нет ??? ???

Тогда Вам поможет бесплатная программа Ассистент — надстройка для Ms Word представленная в группе ВК Цифровизация+ (https://zifra-plus.ru/product/assistent/)

Ассистент позволяет автоматически формировать документы и наборы документов в Microsoft Word на основе баз данных, например в формате Excel.

После установки программа появляется на ленте, вкладка Ассистент

Настройка шаблона #

Форма нашего коммерческого предложения (шаблона) о сотрудничестве включает пять элементов, которые должны быть индивидуальны для каждой организации … Сюда еще можно добавить шапку фирменного бланка организации, например, реквизиты исходящего документа: номер и дату. Но с этим, я думаю Вы справитесь самостоятельно, после прочтения этого поста ?

Итак, мы разработали макет коммерческого предложения, теперь давайте сделаем небольшую базу данных в Excel из которой будем брать необходимые сведения.

Не удивляйтесь черной картинке, у меня установлена темная тема! Она не так сильно напрягает глаза при постоянной работе за компьютером

Структура базы данных показана на рисунке ниже, она должна соответствовать макету нашего коммерческого предложения

В первой строке базы данных представлены названия колонок, которые могут быть произвольными, подходящими по смыслу.

Теперь создадим связь нашего коммерческого предложения с базой данных. Откроем параметры мастера шаблонов в Ассистенте (как показано на рисунке ниже).

Нажмем на кнопу с изображением папки ? и выбираем подготовленную базу данных. После чего имя файла Excel появляется в списке и нажимаем на кнопку Применить.

Привязка к базе данных создана! Рекомендуется размещать базу в одной папке с документом Word, тогда можно перемещать файлы базы и документа в любые расположения без потери связи между ними.

Теперь можно перейти к созданию специальных областей текста — полей, куда будут выгружаться данные из базы.

Для этого необходимо нажать на кнопку ? Редактор в группе Мастер шаблонов на ленте Ассистента, после чего появится окно редактора полей, где необходимо сделать соответствующие настройки.

Начнем с поля Наименование организации. Перемещаем курсор к месторасположению данного поля в документе и нажимаем на кнопку Добавить в окне радактора полей шаблона и вводим имя поля как указано в первой строке базы данных

Поле Наименование организации появилось в документе обрамленное символом решетки #️⃣. Рекомендуется нажать на кнопку Поля на ленте Ассистента для выделения серым фоном ? всех полей с автоматизацией (на печать не влияет)

Аналогичным образом нужно добавить поля Телефон, Email, чтобы получилось как на рисунке ниже. Обратите внимание, что в области Формула написано =[Email], это означает, что данные для последнего созданного поля будут получаться из столбца базы данных с названием Email.

Теперь можно перейти к созданию полей с персональными данными: Сокращенное ФИО и Обращение. Да, именно так!

Обычно в «шапке» документа указываются фамилия и инициалы, причем в дательном падеже, например: Петрову Б.Р.

А в обращении приводится имя и отчество в именительном падеже, например: Уважаемый Борис Романович!

Следовательно, создадим два поля с одним источником данных из колонки ФИО контакта. Ассистент позволяет создавать вычисляемые поля, т.е. можно использовать один изменяемый источник информации для нескольких полей.

Так как нам нужно работать с ФИО, то используем функцию СКЛОНЕНИЕ_ФИО в редакторе полей шаблона (все функции в Ассистенте на русском языке!)

Синтаксис данной функции следующий:

=СКЛОНЕНИЕ_ФИО(
1️⃣ ФИО полностью:»Иванов Иван Иванович»;
2️⃣ Требуемый падеж (выбор из ИВДРТ):»Р»;
3️⃣ [Требуемый формат (по умолчанию=»ФИО», например «ФИО» или «ФИ.О.»): «ФИ.О.»];
4️⃣ [Род (выбор из м,ж):»м»])

В первый параметр функции должно передаваться поле с данными из базы ФИО контакта.

Второй параметр указывает на падеж в котором должно выводиться ФИО.

Третий параметр является не обязательным, т.к. заключен в квадратные скобки и задает требуемый формат ФИО. Можно например, оставить только имя и отчество, указав «ИО», либо фамилию и инициалы — «ФИ.О.». Если параметр опущен, то в соответствии с описанием используется выражение поумолчанию — «ФИО».

Четвертый параметр, при необходимости, принудительно задает род ФИО (мужской или женский). Используется при склонении исключений, не соответствующих нормам русского языка.

Итак, добавим новое поле, назовем его Сокращенное ФИО и укажем для него следующую формулу:

=СКЛОНЕНИЕ_ФИО([ФИО контакта];»Д»;»ФИ.О.»)

В качестве источника, мы использовали столбец базы данных ФИО контакта, дательный падеж (буква Д во втором параметре) и формат фамилии с инициалами (третий параметр, ФИ.О., на сокращение влияет наличие точки после первой буквы элемента персональных данных)

Итак, все почти готово!

Теперь осталось добавить обращение к руководителю и наш автоматизированный документ готов!

Для этого используем также функцию СКЛОНЕНИЕ_ФИО, ее аргументы зададим следующим образом:

=СКЛОНЕНИЕ_ФИО([ФИО контакта];»И»;»ИО»)

Используем именительный падеж (второй аргумент «И») и оставим только ИМЯ и ОТЧЕСТВО — (третий аргумент «ИО» без точек, чтобы отобразить полные слова)

И теперь маленький штришок)) В обращении мы использовали слово Уважаемый, а что если мы обращаемся к представительнице прекрасного пола? ?

Давайте сделаем все гладко! Добавим окончание в зависимости от пола человека к которому обращаемся. Это сделаем автоматически, в зависимости от окончания отчества. У мужчин оно, как правило, заканчивается на -ич, например Сергеевич, Геннадьевич и т.д. (более экзотические случаи с иностранными фамилиями рассматирвать не будем, пока ….)) )

Добавим поле Окончание к обращению со следующей формулой

=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ([ФИО контакта];2)=»ич»;»ый»;»ая»)

Функция Excel ПРАВСИМВ позволяет получить два символа справа от ФИО контакта, затем сравниваем эти два символа со строкой ич, если они равны, то это мужской род и проставляем окончание -ый, если нет, то женский род и окончание должно быть -ая

Итак, на этом заканчивается настройка шаблона, теперь можно переходить к его тестированию.

Тестирование шаблона #

Для тестирования шаблона на реальных данных необходимо нажать на кнопку Открыть список на ленте Ассистента. Через некоторое время появится форма Перейти к записи, где необходимо выбрать нужные данные для загрузки.

Для загрузки данных необходимо сделать двойной щелчок по нужному элементу в списке и вуаля!

Данные загружены! Серым цветом выделены поля с данными. На печать это не повлияет. Для включения/отключения подсветки полей нажмите на кнопку Поля на ленте Ассистента.

Таким образом можно автоматически сформировать и распечатать любое число документов. Также можно их отправлять по почте с сопроводительными письмами, создавать PDF-файлы, вставлять штрих и QR-коды, картинки и т.д.

Но об этом в последующих статьях))

Заключение #

Вот ссылки на все файлы, которые мы создали, а также сам Ассистент
Вы сможете протестировать работоспособность данной технологии самостоятельно и абсолютно бесплатно!

База — https://1drv.ms/x/s!Au_jUFvkPWGl1ZkNN-PgI57NR0eCjA?e=0Lrjg5

Коммерческое предложение — https://1drv.ms/w/s!Au_jUFvkPWGl1YtdlCFvj0 Rs8wCGjw?e=Q2ib1e

Ссылка на загрузку Ассистента — https://zifra-plus.ru/product/assistent/