У Вас аврал! Нужно оперативно подготовить множество типовых документов, сроки горят, начальство требует …
Разберем на примере создания коммерческих предложений, которые необходимо подготовить для различных организаций.
Причем каждый документ необходимо оформить индивидуально, т.е. указать данные руководителя и организации в которую отправляется письмо.
Вы скажете нет проблем, мы делаем это постоянно … Но предположим поставлена задача сделать 500 подобных предложений и разослать их индивидуально каждому! Причем в сжатые сроки!
Работая вручную Вы потратите немало времени на формирование такого потока документов с индивидуальными данными! А ведь их еще нужно отправить по почте… Хорошо если у Вас есть соответствующая система документооборота, которая может сделать часть работы за Вас.
А если нет ??? ???
Тогда Вам поможет бесплатная программа Ассистент — надстройка для Ms Word представленная в группе ВК Цифровизация+ (https://zifra-plus.ru/product/assistent/)
Ассистент позволяет автоматически формировать документы и наборы документов в Microsoft Word на основе баз данных, например в формате Excel.
После установки программа появляется на ленте, вкладка Ассистент
![Внешний вид программы Ассистент - бесплатной надстройки Word для автоматизации формирования документов](https://sun9-75.userapi.com/impg/0_yVZ55_DCivr5KeiJZ2jHP4u4f4ax757UHbLg/m3FxfHd1mBU.jpg?size=679x230&quality=96&sign=8babfb29b4b5da63d1b9f469d18eaa97&type=album)
Настройка шаблона #
Форма нашего коммерческого предложения (шаблона) о сотрудничестве включает пять элементов, которые должны быть индивидуальны для каждой организации … Сюда еще можно добавить шапку фирменного бланка организации, например, реквизиты исходящего документа: номер и дату. Но с этим, я думаю Вы справитесь самостоятельно, после прочтения этого поста ?
![Пример формы коммерческого предложения (1 - название организации, куда отправляется письмо, 2,3 - соответственно, телефон и email организации, 4 - данные руководителя организации, 5 - обращение к руководителю)](https://sun9-80.userapi.com/impg/x-b2XZiRnrxW1v_PVs1K1Z6nJw3V90KthHRWMw/EMbeF9JbAj4.jpg?size=807x425&quality=96&sign=510de26ea10cbfcb4b0eded6a57720b7&type=album)
Итак, мы разработали макет коммерческого предложения, теперь давайте сделаем небольшую базу данных в Excel из которой будем брать необходимые сведения.
![База данных для рассылки коммерческих предложений](https://sun9-29.userapi.com/impg/6orQNS-yqPkFrdJ-nnTmELXvYPztQgqWODGkBw/oDcaKcsuJBs.jpg?size=441x160&quality=96&sign=bd2647c3c53f6b3a48b353dc6071cfa6&type=album)
Не удивляйтесь черной картинке, у меня установлена темная тема! Она не так сильно напрягает глаза при постоянной работе за компьютером
Структура базы данных показана на рисунке ниже, она должна соответствовать макету нашего коммерческого предложения
![Пример данных для формирования коммерческого предложения (это мои данные)) )](https://sun9-14.userapi.com/impg/6X4Q0_Ivjdvz-co_RUpQcX3zRGbrSs1vbYVTeQ/V0fMRZxDtZs.jpg?size=608x131&quality=96&sign=0105c05967ff166238c5fc16cf90e2d8&type=album)
В первой строке базы данных представлены названия колонок, которые могут быть произвольными, подходящими по смыслу.
Теперь создадим связь нашего коммерческого предложения с базой данных. Откроем параметры мастера шаблонов в Ассистенте (как показано на рисунке ниже).
![Параметры мастера шаблонов в Ассистенте](https://sun9-36.userapi.com/impg/jWUU7dR2s5BwOyaXYwr-kKVxqOgY3vIR77dRbw/XQ94qlg9z08.jpg?size=807x473&quality=96&sign=b629bf3b3cc8ab8897469fc8460d7b46&type=album)
Нажмем на кнопу с изображением папки ? и выбираем подготовленную базу данных. После чего имя файла Excel появляется в списке и нажимаем на кнопку Применить.
Привязка к базе данных создана! Рекомендуется размещать базу в одной папке с документом Word, тогда можно перемещать файлы базы и документа в любые расположения без потери связи между ними.
Теперь можно перейти к созданию специальных областей текста — полей, куда будут выгружаться данные из базы.
Для этого необходимо нажать на кнопку ? Редактор в группе Мастер шаблонов на ленте Ассистента, после чего появится окно редактора полей, где необходимо сделать соответствующие настройки.
![Окно редактора полей шаблона](https://sun9-66.userapi.com/impg/VlGRAQvszs4sk7pt53JV28uCNPH31mTwa8ZH7A/5C8lkSM7jNs.jpg?size=807x694&quality=96&sign=ec82868ac58ac76bf10ee4216a7c38e0&type=album)
Начнем с поля Наименование организации. Перемещаем курсор к месторасположению данного поля в документе и нажимаем на кнопку Добавить в окне радактора полей шаблона и вводим имя поля как указано в первой строке базы данных
![Создание поля Word для загрузки данных из Excel](https://sun9-55.userapi.com/impg/0RwJTbCFYNpyi4DxBvXtSaTBm9tBUqA8EvzL6g/qyZCsnnJleA.jpg?size=807x429&quality=96&sign=56c68296b54aaabf0b2d7e06b6e9b9d6&type=album)
Поле Наименование организации появилось в документе обрамленное символом решетки #️⃣. Рекомендуется нажать на кнопку Поля на ленте Ассистента для выделения серым фоном ? всех полей с автоматизацией (на печать не влияет)
![Отображение поля Наименование организации в документе](https://sun9-53.userapi.com/impg/QBNQvBHsNodpeuo2PdbyHDEjEf3dgW8s2kmM8A/WO5VjJPzi7Q.jpg?size=759x548&quality=96&sign=7a4d2d98ce8c2355a29c19e060578a38&type=album)
Аналогичным образом нужно добавить поля Телефон, Email, чтобы получилось как на рисунке ниже. Обратите внимание, что в области Формула написано =[Email], это означает, что данные для последнего созданного поля будут получаться из столбца базы данных с названием Email.
![В документ добавлены 3 поля: Наименование организации, Телефон и Email](https://sun9-78.userapi.com/impg/tj7YoFm4TXAOdjXemu6Zix4KhubWMPDo9yk_YQ/fcAAhqAMVqg.jpg?size=630x465&quality=96&sign=24059231da66ebd25f8cd1e2d3efd505&type=album)
Теперь можно перейти к созданию полей с персональными данными: Сокращенное ФИО и Обращение. Да, именно так!
Обычно в «шапке» документа указываются фамилия и инициалы, причем в дательном падеже, например: Петрову Б.Р.
А в обращении приводится имя и отчество в именительном падеже, например: Уважаемый Борис Романович!
Следовательно, создадим два поля с одним источником данных из колонки ФИО контакта. Ассистент позволяет создавать вычисляемые поля, т.е. можно использовать один изменяемый источник информации для нескольких полей.
Так как нам нужно работать с ФИО, то используем функцию СКЛОНЕНИЕ_ФИО в редакторе полей шаблона (все функции в Ассистенте на русском языке!)
![Вставка функция для преобразования данных в полях](https://sun9-27.userapi.com/impg/BxrzNCVyIzCfCcmKlELUcCVBLZ370A6eXEoqjw/c-9ljvkmGa4.jpg?size=807x601&quality=96&sign=03e833f35b1e9b810665d146d02cd5cb&type=album)
Синтаксис данной функции следующий:
=СКЛОНЕНИЕ_ФИО(
1️⃣ ФИО полностью:»Иванов Иван Иванович»;
2️⃣ Требуемый падеж (выбор из ИВДРТ):»Р»;
3️⃣ [Требуемый формат (по умолчанию=»ФИО», например «ФИО» или «ФИ.О.»): «ФИ.О.»];
4️⃣ [Род (выбор из м,ж):»м»])
В первый параметр функции должно передаваться поле с данными из базы ФИО контакта.
Второй параметр указывает на падеж в котором должно выводиться ФИО.
Третий параметр является не обязательным, т.к. заключен в квадратные скобки и задает требуемый формат ФИО. Можно например, оставить только имя и отчество, указав «ИО», либо фамилию и инициалы — «ФИ.О.». Если параметр опущен, то в соответствии с описанием используется выражение поумолчанию — «ФИО».
Четвертый параметр, при необходимости, принудительно задает род ФИО (мужской или женский). Используется при склонении исключений, не соответствующих нормам русского языка.
Итак, добавим новое поле, назовем его Сокращенное ФИО и укажем для него следующую формулу:
=СКЛОНЕНИЕ_ФИО([ФИО контакта];»Д»;»ФИ.О.»)
В качестве источника, мы использовали столбец базы данных ФИО контакта, дательный падеж (буква Д во втором параметре) и формат фамилии с инициалами (третий параметр, ФИ.О., на сокращение влияет наличие точки после первой буквы элемента персональных данных)
![Вставка вычисляемого поля Сокращенное ФИО](https://sun9-71.userapi.com/impg/oGJKHUCUDDgvrpJJ7EUFHpZKWYGr-hd1e8HIFA/qCWXwlUVHOI.jpg?size=670x472&quality=96&sign=be2f9bd182ebbfda753e2763b3964120&type=album)
Итак, все почти готово!
Теперь осталось добавить обращение к руководителю и наш автоматизированный документ готов!
Для этого используем также функцию СКЛОНЕНИЕ_ФИО, ее аргументы зададим следующим образом:
=СКЛОНЕНИЕ_ФИО([ФИО контакта];»И»;»ИО»)
Используем именительный падеж (второй аргумент «И») и оставим только ИМЯ и ОТЧЕСТВО — (третий аргумент «ИО» без точек, чтобы отобразить полные слова)
![Добавление поля для обращения к руководителю](https://sun9-37.userapi.com/impg/ZGOobt4GQVHVXiXiRUmRgnQ-ECPWdlmNhSjQug/eYZbhqwrAtE.jpg?size=75x50&quality=96&sign=a83f531bfde1194aedde9fd6abd210c9&type=album)
И теперь маленький штришок)) В обращении мы использовали слово Уважаемый, а что если мы обращаемся к представительнице прекрасного пола? ?
Давайте сделаем все гладко! Добавим окончание в зависимости от пола человека к которому обращаемся. Это сделаем автоматически, в зависимости от окончания отчества. У мужчин оно, как правило, заканчивается на -ич, например Сергеевич, Геннадьевич и т.д. (более экзотические случаи с иностранными фамилиями рассматирвать не будем, пока ….)) )
Добавим поле Окончание к обращению со следующей формулой
=ЕСЛИ(ПРАВСИМВ([ФИО контакта];2)=»ич»;»ый»;»ая»)
Функция Excel ПРАВСИМВ позволяет получить два символа справа от ФИО контакта, затем сравниваем эти два символа со строкой ич, если они равны, то это мужской род и проставляем окончание -ый, если нет, то женский род и окончание должно быть -ая
![Добавление поля Окончание](https://sun9-32.userapi.com/impg/TX2A0NyWgPtXtDQM-9lJxTsD34HKkAl-EOzDJA/Wq8_WFhFvjs.jpg?size=786x669&quality=96&sign=5b73bcf8cabd23c9f1d54354367d454d&type=album)
Итак, на этом заканчивается настройка шаблона, теперь можно переходить к его тестированию.
Тестирование шаблона #
Для тестирования шаблона на реальных данных необходимо нажать на кнопку Открыть список на ленте Ассистента. Через некоторое время появится форма Перейти к записи, где необходимо выбрать нужные данные для загрузки.
![Спискок с данными для загрузки](https://sun9-4.userapi.com/impg/PDeTHdsoyYxw_3tljS9jddRW_SwwpzmXaSbzXw/3YFxNz-uQGg.jpg?size=807x619&quality=96&sign=8ea24d3993ad4578795e4a3394453bc0&type=album)
Для загрузки данных необходимо сделать двойной щелчок по нужному элементу в списке и вуаля!
![Результат загрузки данных](https://sun9-75.userapi.com/impg/ILGwCgwgnbC933uJY93LAUUcTiq07GU-JIYr1w/8q4SzXk6fm8.jpg?size=807x594&quality=96&sign=eb1d7561bf286be1a7555fc8a291a773&type=album)
Данные загружены! Серым цветом выделены поля с данными. На печать это не повлияет. Для включения/отключения подсветки полей нажмите на кнопку Поля на ленте Ассистента.
Таким образом можно автоматически сформировать и распечатать любое число документов. Также можно их отправлять по почте с сопроводительными письмами, создавать PDF-файлы, вставлять штрих и QR-коды, картинки и т.д.
Но об этом в последующих статьях))
Заключение #
Вот ссылки на все файлы, которые мы создали, а также сам Ассистент
Вы сможете протестировать работоспособность данной технологии самостоятельно и абсолютно бесплатно!
База — https://1drv.ms/x/s!Au_jUFvkPWGl1ZkNN-PgI57NR0eCjA?e=0Lrjg5
Коммерческое предложение — https://1drv.ms/w/s!Au_jUFvkPWGl1YtdlCFvj0 Rs8wCGjw?e=Q2ib1e
Ссылка на загрузку Ассистента — https://zifra-plus.ru/product/assistent/